哲思 | 學會這三條時間管理法，提高工作效率

發布日期：2024-03-31

時間管理是一門學問。

如何合理利用時間以提高工作效率？

下面介紹的幾種科學的時間管理法，可能會有幫助。

#1

番茄工作法

Pomodoro Technique

番茄工作法（Pomodoro Technique）是意大利學者弗朗西斯科·西洛里提出的一種簡單易行的管理時間的方法。

它具體是如何實施的呢？

番茄工作法的特點是，將工作時間分割成一個個“番茄鐘”，每個番茄鐘25分鐘。

開始番茄工作法之前，先選擇一項待完成的任務，并準備一個計時工具；

然后評估任務需要多長時間才能完成，計算出需要多少個番茄鐘；

設定番茄鐘后開始執行任務，直至番茄鐘響起，然后停止工作，休息5分鐘；

每當完成了4個番茄鐘后，休息15分鐘。如此循環番茄鐘，直至完成整個任務。

為什么這樣的工作方法能夠提高效率呢？這是有一定科學依據的。

長時間沒有休息的單一工作，很容易給人帶來疲憊和厭倦感。

番茄工作法通過分段工作，可以幫助人們更好地集中注意力，減少干擾和分心。

而且每次較短時間的工作會給人一種正反饋，

這種工作25分鐘就能休息的即時獎勵，能給人們一些獲得感、滿足感，減輕壓力和焦慮。

同時，有一個清晰的時間表可以幫助人們更好地掌控任務，心里不會慌亂。

綜合這些因素，番茄工作法可以有效地提高工作效率。

這種工作方法適用于什么情況呢？

首先，它很適用于一些機械性工作；

對于長期伏案工作的人，這種短時間、多頻次的工作方式也可以很好地緩解頸肩壓力。

當然，它也不是萬能的，

有些工作特別是創意性工作，需要長時間的精力投入和持續思考，頻繁地中斷休息可能不利于效率提升，這一點值得注意。

#2

GDT時間管理法

Getting Things Done

GTD工作法來自于大衛·艾倫 (David Allen) 所著的暢銷書《Getting Things Done》。

當一個人同時面對大量任務需要處理時，可能會手忙腳亂。

我們隨時隨地產生的想法和對接下來要做的事的焦慮時刻堆積在大腦中，會讓我們無法集中精力，或感到壓力重重。

GTD工作法針對的就是這種情況。

它的目的在于，將你腦中各種各樣的想法轉移到外部系統，通過整理和安排，將它們分解為可操作的步驟，并且在合適的時間或者場合完成它們。

它主要包括5個步驟。

1、搜集任務

收集所有你需要做的事，不僅是工作中的事項，還有待回信息、約會甚至是家務。

把所有這些任務記錄下來，可以是一個待辦事項的清單，一張紙，或者一個項目管理工具。

2、整理任務

為了將所有這些混亂的想法正確地轉化為可行的行動，你需要區分可操作和不可操作的任務。

明確每一項任務，刪除無法實踐的想法，并將可以執行的事情分解為更小、更易于管理的操作。

3、管理任務

根據截止日期或緊急程度對它們進行分類和優先排序。

4、檢查任務

經常要確認你列出的所有項目的狀況，檢查下一步要干什么？時間表是否需要調整？等等。

5、完成任務

按照任務列表去依次完成那些已經被歸類、安排好的事項。

GTD工作法的優勢主要體現在兩個方面：

第一，我們的大腦每天耗費太多精力去提醒我們該做又沒做的事情，應該把大腦從這種思維中解放出來。

通過遵循 GTD，我們可以將大腦專注于完成任務，而不被任務本身所干擾。

第二，它把想法、任務變成一個個具體的待辦事項，讓我們時刻知道自己在干什么，下一步該干什么。

這樣對于時間的安排可以做到胸有成竹、雜而不亂。

#3

帕累托定律

Pareto principle

除了以上兩種具體的工作方法，我們還需要了解一個關于時間利用的原則。

帕累托定律，即80/20定律。這個定律指出，很多情況下投入和產出是不成比例的，常常是

80%的產出源自20%的投入；

80%的結論源自20%的起因；

80%的收獲源自20%的努力。

80/20定律的適用范圍很廣，在經濟學和商業分析中很常見，

應用于時間管理問題上，它提醒我們應該把精力集中于那些最重要的事情上，而不必事無巨細、事必躬親。

對于那些不重要的雜事甚至可以選擇性忽略或敷衍以對。

學習了解科學的時間管理法則對我們是很有幫助的，

這些方法并不復雜，相反很容易上手實踐。

如果我們常常被低效的狀態所困擾，不妨一試。

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